Руководство по информационной безопасности организации в условиях удаленной работы сотрдуников

Март, 2020 г., Организации по всему миру сталкиваются с новыми и беспрецедентными препятствиями, вызванными пандемией COVID-19. Так как огромное количество сотрудников перешли на удаленную работу, мы делимся лучшими практиками для поддержания безопасности и сохранности вашей информации в течение этого периода.

Работаете ли вы в офисе или из дома – это не должно влиять на то, как вы управляете документами и данными – все сотрудники должны соблюдать процедуры безопасности организации. Учитывая сложившиеся обстоятельства, сотрудники могут быть взволнованы и увлечены тем, как справиться с кризисом и поэтому им нужны чёткие рекомендации и напоминания о политиках и процедурах.

Важно напомнить работающим удаленно сотрудникам о лучших инструментах для управления информацией и о безопасности. В стрессовые времена люди ищут обходные пути, поэтому придерживайтесь простой и понятной инструкции.

Политики и процедуры

Убедитесь, что политики и процедуры доступны всем сотрудникам – напомните, где они хранятся внутри вашей сети. Сообщите всем сотрудникам – если у них есть сомнения, нужно обратиться к имеющимся политикам, таким как:

  • Управлению записями и информацией;
  • Безопасности;
  • Защите данных;
  • Руководству HR по удаленной работе;
  • Обеспечению безопасности устройств, в т.ч.:
    • Допустимое использование устройств и обработка информации;
    • Копирование записей на персональные устройства;
    • Отправка документов на личные электронные адреса;
    • Подключение к домашним принтерам;
    • Использование флэш-накопителей.

Создайте консультационный центр и опубликуйте его контакты для ответов на вопросы по безопасности и решения проблем подключений.

Безопасность

Работая удаленно, сотрудники должны быть особенно бдительными относительно сохранности конфиденциальности информации и безопасности используемых устройств.

  • Защитите ваши устройства от неавторизованного доступа, убирая их в безопасное место в то время, когда они не используются;
  • Не давайте ваш логин и пароль от устройства или само устройство вашим домочадцам;
  • Сохраняйте всю информацию в сети, а не на рабочем столе - информация, хранящаяся на вашем рабочем столе, хранится не безопасно и плохо защищена;
  • Воздерживайтесь от печати/копирования документов;
  • Если вам необходимо распечатать документы, держите их в безопасности:
    • Не выбрасывайте документы вашей организации в мусорную корзину
    • Храните распечатанные документы в защищенном месте пока вы не сможете вернуться в офис и отправить их в контейнер для уничтожения или шредировать их на персональном шредере, в соответствии с политикой уничтожения данных вашей компании;
  • Независимо от того, работаете вы из дома или общественного места, используйте защищенное соединение, а не публичный Wi-Fi;
  • Обучите ваших сотрудников быть высоко восприимчивыми к вирусным атакам и сомнительным письмам. Предупредите сотрудников, что преступники стремятся использовать распространите коронавируса для проведения кибератак и хакерских кампаний.

Конфиденциальность

Используя записи с персональными данными, вы должны учитывать требования правовых и этических норм – информация не должна стать доступной никому, кроме авторизованных лиц. Важно, чтобы персональные и конфиденциальные данные не подвергались даже потенциальному риску неправильного использования.

Примечание:

ОСГ – лидер архивной индустрии в Казахстане. Имея за плечами 15-летний опыт работы в Казахстане и более, чем 20-летний опыт работы в данной отрасли по странам СНГ, ОСГ обслуживает тысячи казахстанских и иностранных организаций. Деятельность компании была неоднократно отмечена профессиональными наградами. На сегодня ОСГ хранит и обрабатывает более 12 миллиардов документов в 5 странах мира. Услуги, предоставляемые компанией, включают в себя управление как бумажным архивом - архивное хранение документов, архивная обработка документов и их конфиденциальное уничтожение, так и электронным архивом - сканирование документов, автоматическое распознавание данных и их оцифровка, создание полноценного электронного архива и многое другое.

Узнайте больше о компании

Обратитесь в ОСГ Казахстан сегодня

Воплотите свои мечты! Пообщайтесь с консультантом: +7 701 506 90 94

Спасибо! Ваше сообщение было успешно отправлено. Мы ответим вам в ближайшее время.
ОСГ Рекордс Менеджмент Казахстан: +7 701 506 90 94.