fbpx

Частые вопросы

В?

Можно ли составить акт о выделении к уничтожению без обработки остальных документов за период?

О.

В соответствии с типовыми правилами учета, хранения и использования документов коммерческими и некоммерческими организациями акт о выделении к уничтожению согласовывается вместе с описями дел длительного и постоянного срока хранения, акт о выделении к уничтожению не подлежит согласованию отдельно от описей дел.

В?

Как регулируется защита персональных данных законодательством? Чем грозит утеря документов?

О.

Несоблюдение собственником, оператором или третьим лицом мер по защите персональных данных влечет штраф на физических лиц в размере 100 МРП, на должностных лиц, субъектов малого предпринимательства или некоммерческие организации — в размере 150 МРП, на субъектов среднего предпринимательства — в размере 200 МРП, на субъектов крупного предпринимательства — в размере 300 месячных расчетных показателей.

В?

Как происходит архивная обработка документов?

О.

Специалисты OSG распределяют документы в соответствии с требованием перечня по хранению документов для коммерческих и некоммерческих организаций, по сроку их исковой давности. На документы с истекшим сроком исковой давности составляется акт о выделении к уничтожению, на документы с длительным сроком хранения оформляются описи, дела нумеруются и прошиваются.

В?

Как происходит уничтожение документов?

О.

Уничтожение с ОСГ происходит эко-способом или способом вторичной переработки. Ваши документы измельчаются, смешиваются с кислотой, далее смесь пускается во вторичную переработку. Ваш представитель может присутствовать при уничтожении. Вы можете заказать видеозапись уничтожения.

В?

Как долго можно ожидать курьера?

О.

При оформлении заявки по обыкновенному приоритету заявки выполняются на следующий рабочий день до 17:00, при оформлении заявки по срочному приоритету курьер будет у вас в течение половины рабочего дня.

В?

Как можно вызвать эксперта для оценки объема и расчётов?

О.

Пожалуйста, свяжитесь с менеджером по номеру +7 (727) 271 84 73 или +7 (701) 506 90 94, для организации выезда специалиста.

В?

Можем ли мы просто передать документы на хранение в бесплатный, государственный архив?

О.

Государственный, Национальный или городской архив принимают только документы длительного или постоянного сока хранения у действующих организаций, являющимися источником комплектования архива. Организации, не являющиеся государственными и не представляющие историческую важность для Республики Казахстан должны самостоятельно обеспечивать хранение документов или с помощью коммерческого архива ОСГ.

В?

Какие предъявляются требования к хранению документов?

О.

Требования к хранению документов описаны в Разделе 3 «Правил приема, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда и других архивных документов ведомственными и частными архивами». Например, запрещается хранить документы в подвальных и полуподвальных помещениях, где проходят отопительные и газовые системы.

В?

Какое минимальное количество документов для передачи в ваш архив?

О.

Мы работаем как с маленькими объемами, так и с большими, начиная от 1 короба.

В?

Можете ли вы передать документы на государственное хранение?

О.

ОСГ Казахстан предоставляет услуги по подготовке документов к передаче в архив и их передаче. По итогам приема документов государственным архивом клиенту предоставляется соответствующая справка.

В?

Как происходит уничтожение, какие документы предоставляются ОСГ?

О.

Уничтожение происходит способом вторичной переработки, в процессе которой документы сначала измельчаются с помощью производственного шредера, а затем смешиваются с кислотой. Клиент может присутствовать при уничтожении. Клиент может заказать видеозапись уничтожения. ОСГ Казахстан несет ответственность за сохранность и конфиденциальность переданных документов с момента вывоза из офиса клиента, до момента их утилизации. Сотрудники ОСГ Казахстан контролируют весь процесс уничтожения от момента загрузки документов на конвейер до момента их утилизации. По итогам ОСГ выдает акт о физическом уничтожении документов.

В?

Как проверить, является ли наша организация источником комплектования государственного архива?

О.

Вам необходимо написать письмо на фирменном бланке вашей организации в свободной форме с просьбой проверить, является ли ТОО «...» источником комплектования государственного архива. Письмо необходимо зарегистрировать как исходящее в вашей канцелярии и направить по адресу: ул. Шуланова, 159, Центральный государственный Архив Республики Казахстан.
Ответ Вы получите в течение 10 рабочих дней.

В?

Можем ли мы, как коммерческая организация, просто уничтожить документы с истекшим сроком хранения?

О.

В соответствии с действующим Законодательством Республики Казахстан, ни одна организация не может уничтожить документы, не зафиксировав перечень уничтожаемых документов в утвержденном законодательством «акте о выделении к уничтожению». Для организаций 1 списка (являющимися источником комплектования государственного архива) акт о выделении к уничтожению должен быть согласован экспертной комиссией при Акимате г. Алматы.

Видео, инструкции, кейсы

Не нашли ответа? Задайте ваш вопрос!

Воплотите свои мечты! Пообщайтесь с консультантом: +7 701 506 90 94

Спасибо! Ваше сообщение было успешно отправлено. Мы ответим вам в ближайшее время.
ОСГ Рекордс Менеджмент Казахстан: +7 701 506 90 94.