Бухгалтерлік құжаттар сіздің мұрағатыңызда бір-шама бөлікте орын алады. Кеңседен тыс бухгалтерлік құжаттарды және басқа да түрдегі құжаттарды ОСГ мұрағататына сақтауға тапсырыс беру арқылы кеңселік орынды босатыңыз.
Құжаттар заңда белгіленген мерзімде және сақтау талаптары негізінде сақталынады. Басшылар мен компания әкімшілік жазалаудан, айыппұлдан және қылмыстық жауапкершіліктен қорғалынған.
Керекті бухгалтерлік құжаттарды Мұрағаттан өзіңіздің кеңсеңізге алдыруға тапсырыс беру немесе оның сканерлі көшірмесін Клиенттік порталэлектронды мұрағат арқылы алыңыз.
Қағаз құжаттама ағынының үлкен бөлігі бухгалтерлік құжаттар болып табылады. Олар құжаттардың жалпы құрамының шамамен 80%-ын құрайды. Бухгалтерік құжаттаманы сақтау мерзімдерінде белгілі бір шектеулер бар — тұрақты және уақытша сақталатын құжаттар.
Бухгалтерлік құжаттаманы сақтау — заңды тұлғалардың (ЖШҚ, ААҚ, ЖК) бастапқы міндеті. Негізгі кезең бұл жағдайда бухгалтерлік есеп құжаттарын сақтаудың қауіпсіз жағдайларын қамтамасыз етуде Ресей Федерациясының заңнамасын сақтау болып табылады.
Бухгалтерлік құжаттарды сақтауға қойылатын заңнамалық талаптар
Бухгалтерлік құжаттарды архивтік сақтау «Ұлттық архив қоры және архивтер туралы» Қазақстан Республикасының 1998 жылғы 22 желтоқсандағы заңымен реттеледі:
Мемлекеттік органдар, жергілікті өзін-өзі басқару органдары, ұйымдар және заңды тұлға құрмай кәсіпкерлік қызметпен шұғылданатын азаматтар мұрағат құжаттарының, оның ішінде жеке құрам бойынша құжаттардың сақталуын Қазақстан Республикасының заңдарымен, Қазақстан Республикасының басқа норматитік құқықтық актілерімен, сондай-ақ ағымдағы Заңның 18 бабы 2 тармағы 2-4 тармақшасындда көзделген құжаттардың тізімімен белгіленген сақтау мерзімі ішінде қамтамасыз етуге міндетті.Ұлттық мұрағат қорының құжаттарын және басқа да мұрағат құжаттарын ведомстволық және жеке мұрағаттардың қабылдауы, сақтауы, есепке алуы мен пайдалануы қағидаларына сәйкес:
Ұйым архивтерінде құжаттардың сақтау бүлінуден сақтауды қамтамасыз ететін және қоршаған ортаның зиянды ықпалынан қорғау жағдайында жүзеге асырылады.
Құжаттарды, істерді қорғау келесілерді сақтау (қолдау) есебінен қамтамасыз етіледі:
- жарық режимін сақтау;
- температуралық-ылғалдылық режимін сақтау;
- санитарлық-гигиеналық режимді сақтау есебінен қамтамасыз етіледі.
- Мұрағат қоймаларында жұмыстардың барлық түрлері жарық түсуді шектеу негізінде жүргізіледі. Құжаттарды қорғау үшін оларды алғашқы сақтау құралдары (мұрағаттық қорптарда, бумаларда, арнайы футлярларда, пакет және басқалары) қолданылады.
Мұрағат қоймаларындағы жарық жасанды немесе табиғи болуы мүмкін. Табиғи жарық терезе көздеріне жалюздер, қорғаныш сүзгілері, перделер немесе боялған әйнектерді қолдану арқылы шашыраңқы жарық ретінде түсірілуге рұқсат етіледі. Жасанды жарық үшін беті тегіс жабық плафондар ішінде жанатын шамдар қолданылады. Жарық шұғыласы ультракүлгін түсті бөліктерге бөлінетін люминисцентті лампалар қолдануға рұқсат етіледі. - Ауа тазартқыш жүйелермен жабдықталған мұрағат қоймаларында құжаттарды сақтау үшін мынадай оңтайлы температуралық-ылғалдық режимдер белгіленеді:
- қағаз негізіндегі құжаттар үшін – температура +17 - +19°С, ауаның салыстырмалы ылғалдылығы 50-55%
- ақ-қара үлгідегі құжаттар үшін - температура + 15°С, ауаның салыстырмалы ылғалдылығы 40-55%
- түрлі түсті үлгідегі құжаттар үшін - температура +2 - +5°С, ауаның салыстырмалы ылғалдылығы 40-55%
- магниттік таспадағы және дисктік тасмалдауыштағы құжаттар үшін - температура +8-ден +18°С-ге дейін, ауаның салыстармалы ылғалдылығы -45-65%
- электрондық тасығыштағы құжаттар үшін – температура +15- +20°С, ауаның салыстырмалы ылғалдылығы – 50-65%
- Климаты реттелмейтін мұрағат қоймаларында ұйымның ғимаратын ұтымды жылыту, мұрағат қоймаларындағы ауаны желдету және ылғалдандыру (құрғату) негізінде климаттық жағдайларды оңтайландыру жөніндегі тиісті іс-шаралар жүзеге асырылады.
- Архив қоймаларында температура-ылғал режимі тиісті бақылау-өлшеу аспаптарының көрсетпелері негізінде температура мен салыстырмалы ауа ылғалдылығының параметрлерін тұрақты өлшеу арқылы бақыланады. Тазартылатын бөлмелерде параметрлерді өлшеу аптасына екі рет, ал климаты реттелмейтін бөлмелерде аптасына үш рет өткізіледі.
- Бақылау-өлшеу аспаптары (термометр, психрометр, гигрометр) сөредегі бас өту жолында, жылу және желдету жүйелерінен алыста орналастырылады. Аспаптардың көрсетпесі нысанын ұйым анықтайтын тіркеу журналына жазылады.
- Архив қоймаларында температура мен ылғалдың бірден ауытқуына жол берілмейді.
- Ұйым архивінің барлық бөлмелері зеңнің, жәндіктердің, кеміргіштердің, тозаңның пайда болу мүмкіндігін жоятын жағдайда ұсталады.
- Архив қоймаларында санитарлық-биологиялық тұрғыдан қауіпті желдетілмейтін аймақтардың пайда болуына жол бермейтін ауа айналымы қамтамасыз етіледі.
- Жылдың жылы мезгілінде ашылатын терезелер, сондай-ақ архив қоймаларының қабырғаларындағы, төбелеріндегі, едендеріндегі желдеткіш саңылауларды диаметрі 0,5 мм аспайтын торлармен қорғау керек.
- Архив қоймаларында сырты киіммен, ылғал әрі лас аяқ киіммен кіруге, тамақ өнімдерін сақтау мен пайдалануға болмайды.
- Архив қоймаларында жүйелі ылғал тазалауды өткізу керек. Жылына кемінде бір рет сөрелер, шкафтар, құжаттарды бастапқы сақтау құралдары тозаңсыздандырылады. Сонымен қатар еден, плинтус, терезе жақтауы, сөрелердің төменгі қабаты формалиннің екі пайыздық су ерітіндісімен өңделеді.
- Жылына екі рет (жылу маусымы басталғанда және аяқталғанда) құжаттар (таңдамалы ретте) және архив қоймалары жәндіктерді және зең саңырауқұлақтарын дер кезінде анықтау үшін тексеруден өтеді.
- Биологиялық зиянкестер табылған жағдайда, санитарлық-эпидемиологиялық қызметтің көмегімен зарарсыздандыру және дәрілеу бойынша шұғыл шаралар қолданылады.
- Негізінің немесе мәтіннің физикалық ақаулары (құжат бөлігінің жоғалуы, жыртылуы, эмульсиялық қабатының қатпарлануы, сызаттар, жарықтар және тағы басқа) айқындалған құжаттар құжаттың физикалық жағдайын есепке алатын журналға немесе картотекаға тіркеледі. Осы журналда (есепке алу карточкасында) құжаттарды қалпына келтіруге қажетті арнайы өңдеу түрлері (қалпына келтіру, зарарсыздандыру, микрофильмдеу, фотоқалпына келтіру, көшірмесін жасау, электрондық форматқа көшіру және тағы басқа) жазылады, құжаттың физикалық жағдайын жақсарту бойынша нақты шаралар көрсетіледі.
- Құндылығы мен сақтау мерзіміне қарамай, зең басқан немесе жәндіктер зақымдаған құжаттар тез арада өңдеуге (зарарсыздандыруға, дәрілеуге) беруге жатады.
Бухгалтерлік құжаттардың архивтік сақталуын дұрыс ұйымдастыру үшін, сізге құжаттарды есепке алу, өңдеу мен сақталуын ұйымдастыру үшін кәсіби мамандар керек. Осындай кәсіпқойларды іздеп табу едәуір қиын, прогресшіл заңнама бізді курсқа ақы төлеу және оқыту үшін демалыс бөлу арқылы қызметкерлерді қосымша оқытуға үнемі мәжбүрлеп отырады. Әрине, жалданған қызметкерлер ерте ме әлде кеш пе, компаниядан кетеді, сөйтіп, бүкіл үдерісті қайта бастауға тура келеді. Алаңдамаңыз - ОСГ сізді персоналды іздеу, жалдау, оқыту мен бақылау қиындығынан босатады. Құжаттарды ОСГ-ға өткізе отырып, сіз кәсіби архившілер командасының өз құжаттарыңыз сақтау қамқорлығына ие боласыз. ОСГ ҚБО департаментінің қызметкерлері нарықта архив ісінің үздік кәсіпқойлары ретінде танымал. Қазірдің өзінде өз құжаттарыңызды өңдеу мен сақтау бойынша ОСГ кәсіби қызметіне ие болыңыз. Біз сіз үшін бухгалтерлік құжаттардың архивтік сақталуын, сондай-ақ кадрлық, қаржы, әкімшілік, жобалау және өз ұйымыңызды кез келген басқа құжаттарын архивтік сақталуын ұйымдастырамыз.
Бухгалтерлік құжаттардың архивтік сақталуы қалай іске асырылады
- і-Мұрағатына кіру. Келісім-шарт жасалысымен Сіздің бухгалтерлік құжаттарыңызға зияткерлік жүйе басқармасы арқылы і-Мұрағатына кіру ұсынылады. Сіз құжаттарды кеңседен тыс сақтауға беруге рәсімдейсіз, құжаттардың сканерлік көшірмесін немесе түпнұсқасын кеңсеге жеткізуге тапсырыс бересіз.
- Сақтауды қамтамасыз ету. Сіздің бухгалтерлік құжаттарыңыз ОСГ кәсіби мұрағаттық қоймасында он мыңдаған басқа да құжаттардың ішінде сақталынады. Құжаттар арнайы мұрағаттық қорабтарға салынған, олар мүлде бірдей жеке дара. ОСГ Мұрағаттық қорабтар беріктігі жоғарғы гафрокартоннан жасалынған, ауыр салмақты көтереді және 2500 құжаттар сыйяды.
- Мұрағатқа құжаттарды көшіру. Құжаттарды қабылдау кезінде біздің курерлар әр-бір қорабқа бірегей код-сызықша жабыстырады. Сақтау немесе өңдеу үшін құжаттарды қабылдау кезінде құжаттардың әрбір ауысу кезеңінде код-сызықша сканерленеді. Сіз кеңсеге түпнұсқалардың жеткізуді сұрау кезінде, сол сияқты, әрбір қадамда код-сызықша сканерленеді. Осылайша, кез келген уақытта, біз сіздің құжаттарыңыздың қайда екенін біліп отырамыз.
- Сөрелерге орналастыру. Құжаттар мұрағаттық қоймаға түскен кезде, иесіздендірілген код-сызықша қойылған қораптарды біз мұрағаттағы сөрелерге орналастырамыз. Қораптар мұрағаттың әр-түрлі сөрелеріне, клиентардың топтарына бөлінбестен орналастырылады. Әрбір қорап белгіленген орында тұрады. Құжаттарды тіркеу кәсіби жүйесінің арқасында, сіз жеткізуге тапсырыс берген құжаттың қайда орналасқанын немесе құжаттың мұрағаттық өңдеуде екенін әрдайым біліп отырамыз.
- Қажетті құжаттарды алу. Клиенттік портал арқылы сіз кез келген сәтте өзіңізге кажетті сканерленген құжатқа тапсырыс бере аласыз, ал құжаттың түпнұсқасын тапсырыс берген күні немесе келесі жұмыс күні аласыз. Сіздің тапсырысыңыз бойынша білікті мұрағатшылар және ОСГ мамандары құжаттарды мұрағатта өңдейді, құндылық сараптаманы жүргізеді, мұрағаттық тізімдемені жасайды, сіздің құжаттарды электронды түрге көшіреді.
- Құпиялы жою. Біз сіздің бухгалтерлік құжаттарыңыздың сақталу мерзімін анықтауға және жоюға көмектесеміз. Сіздің сұранысыңыз бойынша сақтау мерзімі біткен құжаттар тікелей құпия жойылуға жіберіледі. Сіздің деректер құжаттың бүкіл өмірлік циклінде қорғалынады.