Құжаттар кәсіби архивте сақталады, сіз олардың қауіпсіздігі мен құпиялығына сенімді боласыз, өйткені құжаттарға қол жеткізуге, құжаттарды жеткізуге, сканерлеуге, өңдеуге, көшірмесін жасау үшін тапсырыс беруге сіздің өзіңіз тағайындаған және і-Архив қағаз құжаттарын басқару бойынша кәсіби жүйеде авторландырған қызметкерлер ғана құқылы.
Құжаттарды офистен тыс сақтау сіздің қымбат офистік кеңістікке шығындарыңызды қысқартады. Сақтауға қабылдау кезінде құжаттарды ОСГ-да тіркеу сізге жылдам тапсырыс беруге және сізге кез-келген қажетті құжаттың түпнұсқасын немесе скан-көшірмесін қауіпсіз алуға мүмкіндік береді. Құжаттарды іздеуге кететін уақыт бір есе қысқарады. Қызметкерлер өзінің жұмыс уақытын табыс әкелетін және ұйымның кірісін арттыратын нысаналы міндеттерді орындауға пайдаланады.
Әрбір құжаттың заңнамамен белгіленген сақтау мерзімі бар, сол мерзім ішінде қадағалау органдары фискалдық және басқа құжатты сұрата алады және сіз оны беруге міндеттісіз. Құжаттарды мерзімінде бермеген жағдайда, ұйым мұндай әрбір жағдай үшін 300 000 рубль айыппұл төлеу қаупінде болады. құжаттарды басқару бойынша кәсіби жүйе ұйымның айыппұл төлеу ықтималдығын болдырмайды, сізге құжаттардың барлық сақтау мерзімінің ұзақтығында сақталуына кепілдік береді және мұрағаттан кез-келген құжаттың түпнұсқасын жылдам алуға мүмкіндік береді.
Құжаттарды архивтік сақтау
Түрлі нормативтік актілер мен корпоративтік процедуралар архивте көптеген құжаттардың, мысалы, шартардың, жеке істердің, қаржы қағаздарының міндетті түрде ұзақ уақыт сақталуын қажет етеді. Ұйымда құжаттарды сақтаудың кең таралған міндеттері — бухгалтерлік құжаттарды сақтау және кадрлық құжаттарды сақтау.Бухгалтерлік құжаттарды, салық есебі құжаттарын сақтау ережелері, оның ішінде ақша құжаттарын сақтау мерзімдері (жүкқұжат, шот-фактура, актілер, касса құжаттары, «бастапқы» деп аталатын қатаң есептілік құжаттары) ҚР заңдарымен реттеледі және түрленеді (сондай-ақ Кредиторлық берешекті басқару бағдарламасын қараңыз). Сонымен қатар белгілі бір кезеңде сақталатын құжаттардың саны көптеген мемлекеттік және коммерциялық компаниялар, кәсіпорындар мен ұйымдар үшін сезінерлік мәселеге айналады. Тікелей компанияның кеңсесінде құжаттарды ұзақ мерзім сақтау құжаттардың қозғалыс жылдамдығы мен оның жұмыс тиімділігін тежеу үрдісін иеленеді, архивті ұстауға жұмсалатын шығынның ұлғаюы туралы айтпаса да болады.
Жуырдағы уақытқа дейін көпшілік компаниялар мен ұйымдар мұндай жағдайда қымбат кеңсе кеңістігінен архивке аудан бөлуіне тура келді, сондай-ақ архивтің сақталуын өз бетінше қамтамасыз етуге, персоналды құжаттарды архивке сақтауға дайындауды, құжаттарды жүйелеу мен сақтауға үйретуге тура келді. Құжаттарды сақтаудың жетілмеген шарттары, тозығы жеткен технологиялар және кадрлардың кетуі құжат іздеуді баяулатып, көбіне олардың жоғалуына себеп болып жатады. ОСГ компанияларға шығынды азайтып, тиімділікті арттыруға мүмкіндік беретін заманауи балама шешім ұсынады — бұл құжаттардың архивтік сақталуын ұйымдастыру.
Құжаттарды сақтау қызметі, яғни көптеген құжат түрлерінің әрқайсысын сақтау мерзімдері мен басқа да сақтау шарттарын тұрақты бақылай отырып, мамандандырылған архивтік кешенде құжаттарды депозитарлық сақтауды ұйымдастыру — үлкен компнаиялар үшін және қағаз түріндегі құжат айналымы үлкен компаниялар үшін жеке архивті қымбат бағада ұстау мәселесінің дер кезіндегі шешімі.
Құжаттарды архивте сақтау
Мәселенің қиын болып көрінуіне қарамай, құжаттарды архивтік сақтауға дайындау және құжаттарды архивке тапсыру едәуір жылдам өтеді. ОСГ сіздің құжаттарыңызды арнайы құжаттар сақтауға арналған қораптарға қаптап, оларды тасымалдайды және өзінің архивтік қоймаларына – құжаттар сақтау үшін кәсіби жабдықталған бөлме-жайларға орналастырады.
Сенімділігі мен құпиялығынан басқа, құжаттарды кеңседен тыс сақтау көптеген пайдалы қасиеттерге ие. Сіз кез келген уақытта құжаттың скан-көшірмесін сұрата аласыз, егер құжат бұрын е-Архив қызметіне сәйкес сканерленбеген болса, құжаттардың түпнұсқасына тапсырыс бере аласыз, құжаттарды архивтік сақтаудың заңнамалық мерзімдері аяқталған соң, құжаттарды құпия жоюға тапсырыс бере аласыз.
ОСГ Клиенттік портал құжаттарды сақтау және оларды басқару үдерісін жаңа сапалық деңгейге көтереді, Сіздің бүкіл архивіңіздің құжаттарын архивте сақтау қамқорлығын ОСГ мамандарының қолына тапсырады. Әрбір құжат туралы ақпарат сіздің жаңа онлайн деректер базасына орналастырылады. Сіз кез келген құжатты сканерлеуге өтініш беріп, оны желі бойынша ала аласыз немесе түпнұсқасын ОСГ курьерінің жеткізуіне тапсырыс бере аласыз.
Клиенттік портал архивте құжаттардың құпия сақталуын ғана емес, сондай-ақ өзіңіздің бүкіл қағаз архивіңіздің құжаттарын сканерленуін (цифрлануын) қарастырады. Нәтижеде сіз толық электрондық архивке ие боласыз, ал қағаз құжаттар ОСГ кәсіби архивтік қоймаларында сенімді сақталады. Көз алдыңызда артық қағазсыз қазіргі заманғы кеңсені елестетіңіз. Сонымен қатар сіздің қай жерде тұрғаныңызға қарамай, сізде сканерленген құжаттардың барлық файлдарына тәулік бойы қолжетімділік пайда болады. Құжаттарды электрондық нысанда сақтау сіздің аспаптар жиынтығыңызды негізгі сөздер және құжат атрибуттары бойынша тез іздейтін теңдессіз функциямен байыта түседі.
Құжаттарды архивтік сақтауға дайындау
Құжаттарды архивтік сақтауға дайындау мен өткізуді қойылған мақсаттың бүкіл маңыздылығы мен байыптылығын жақсы түсінетін білікті мамандар жүргізеді.
Құжаттарды кеңседен тыс архивтік сақтау қаржы кеңістігін қарапайым үнемдеуден бастап, архивтің өз бетінше жүргізілуіне жұмсалатын маңызды қаржы шығындарын сақтаумен аяқтай отырып, көптеген артықшылықтар береді.
ОСГ-да құжаттарды архивтік сақтау қалай ұйымдастырылған
- Клиенттік портал қолжетімділік. Шарт жасалған соң бірден сізге Кп — өз құжаттарыңызды басқарудың интеллектуалды жүйесіне қолжетімділік береді. Компанияңыздың жауапты қызметкерлері осы жүйеге дербестендірілген қолжетімділік алады. Клиенттік портал арқылы сіз құжаттардың кеңседен тыс сақталуына тапсырысты рәсімдейсіз, құжаттардың скан-көшірмелеріне немесе құжат түпнұсқаларының кеңсеге жеткізілуіне тапсырыс бере аласыз. Осы жүйенің көмегімен құжаттарды архивтік өңдеуге, Клиенттік портал жасауға және басқа қызметтерге тапсырысты рәсімдеуге болады.
- Сақтауды қамтамасыз ету. Сіздің құжаттарыңыз орасан зор ОСГ архивтік қоймаларында ондаған мың басқа құжаттардың арасында сақталады. Құжаттар мүлдем ұқсас әрі иесізденген арнайы архивтік қораптарға салынған. ОСГ архивтік қораптары беріктігі жоғары гофракартоннан дайындалған, үлкен жүктемелерге төзеді және оған 2500 құжатқа дейін сияды. Қораптың конструкциясы құжаттарды сыртқы зақымдардан қорғайды.
- ұжаттардың архивке ауыстырылуы. Құжаттарды қабылдау кезінде біздің курьерлеріміз әр қорапқа бірегей штрих-кодтарды жапсырады. Штрих-кодтар құжаттардың жылжуының әрбір кезеңінде сканерленеді: құжаттар ОСГ қызметкеріне өткізілгенде, қоймаған жеткізілгенде, құжаттар архивтік өңдеге немесе сканерлеуге және сөрелерге орналастырылуға берілгенде. Сіз түпнұсқаларды кеңсеге жеткізуді сұратқан кезіңізде, дәл осылай етіп штрих-кодтар әр қадамда салыстырылып оқылады. Сөйтіп, уақыттың әр кезеңінде біз сіздің деректеріңіз қайда орналасқанын нақты біліп отырамыз.
- Сөрелерге орналастыру. Құжаттар сақтау қоймасына келіп түскенде, иесізденген штрихкодталған қораптарды біз архив сөрелеріне орналастырамыз. Қораптар клиенттер бойынша топтастырылмай, архивтің түрлі сөрелеріне орналастырылған. Әрбір қорап белгілі бір орында тұрады, біз әрқашан сіздің жеткізуге, сканерлеуге, архивтік өңдеуге немесе құпия жоюға тапсырыс берген қорабыңыздың немесе құжатыңыздың нақты қайда орналасқанын біліп отырамыз.
- Төлем құжаттарын алу. Клиенттік портал арқылы сіз өзіңізге қажетті құжаттың скан-көшірмесіне немесе түпнұсқаның кеңсеге жеткізілуіне тапсырыс бере аласыз. Құжаттың скан-образын немесе оның түпнұсқасын сіз тапсырыс берген күні немесе келесі жұмыс күні бере аласыз. Сіздің тапсырысыңызбен білікті мамандар құжаттарды архивтік өңдеуден өткізуі, құндылықты сараптауы, архивтік тізім жасауы мүмкін. ОСГ мамандары сіздің құжаттарыңызды электронды түрге келтіре алады. Құжаттарды і-Архивпен басқару — бұл оңай.
- Құпия жою. Біз сізге өз құжаттарыңыздың сақталу мерзімін анықтап береміз, осы мерзімнен кейін құжаттардың құндылығына сараптама жасап, оларды жоюға болады. Сақтау мерзімі аяқталған соң, құжаттар сіздің қалауыңызбен тікелей құпия жоюға жөнелтіледі немесе біз оларды сақтауды жалғастыра түсеміз. Сіздің деректеріңіз құжаттың бүкіл өмірлік циклы бойында қорғалған. Құжаттарды жою