Әртүрлі типті сканерлер, оның ішінде кең форматты және планетарлық сканерлер сіздің кез-келген көлемдегі және түрдегі құжаттарыңызды цифрлауға мүмкіндік береді: жеке қағаздарды, кітаптарды, сызбаларды, тігуді, істерді және тіпті ескі тозған манускриптерді.
Бүгін ОСГ күніне 2 000 000 бетті сканерлейді және біз сіздің кез-келген көлемдегі қағаздан жасалған қазіргі е-Мұрағатыңызды қысқа мерзімде жасау үшін бұл көлемді ұлғайтуға қабілеттіміз.
Біз сіздің құжаттарыңызды сканерлеуге дайындаймыз: қапсырманы айырамыз және қыстырғышты аламыз, құжаттарды іске жинақтаймыз және оларды сіз барлық қажетті құжаттарды бірден көру үшін белгілі тәртіппен қалаймыз.
Құжаттарды цифрлеудің артықшылығы
Компанияның бизнес-процесін оңтайландыру кезіндегі маңызды қадам – құжаттарды сканерлеу. Тек мұрағатты реттеумен және құжаттарға мүмкіндіктің ыңғайлы жүйесін жасаумен ғана ұйымның тиімді және табысты жұмысын қамтамасыз етуге болады.
Статистикаға сәйкес құжаттар мұрағатын сканерлеу компания қызметкерінің ішкі еңбек шығынын орташа 35% қысқартуға мүмкіндік береді. Қызметкерлер құжаттарды іздеу мен сақтау бойынша бейінді емес қызметпен айналысуды тастайды және өзінің қызметтік міндеттерін барынша сапалы орындайды.
Құжаттарды сканерлеудің екінші маңызды артықшылығы – офистік кеңістіктің пайдалы алаңын үнемдеу. Цифрланған құжат әр кезде электронды түрде қолжетімді және осылайша офисті босатуға болады: құжаттардың қағаз түпнұсқаларын сақтауды тастаңыз.
Сондай-ақ құжаттарды сканерлеу ақпаратпен жұмыс істеген кезде құпиялылық деңгейін елеулі арттыруға мүмкіндік береді. Электронды мұрағатқа орналастырылған цифрланған құжатты жұмыс үшін бұған авторландырылған рұқсатқа ие қызметкер ғана ала алады. Бұл ретте құжаттың қағаз түпнұсқасы ОСГ-ның мұрағаттық қоймасында сенімді сақталады.
Құжаттардың скан-үлгісімен жұмыс ақпаратқа ыңғайлы мүмкіндікті қамтамасыз етеді, сөйтіп құжаттармен жұмысты тиімді ұйымдастыруға мүмкіндік береді. Құжат үнемі қолжетімді болады және кез-келген сәтте жұмыс үшін жүктелуі мүмкін.
Сканерлеу ОСГ құжаттарды сканерлеудің арнайы орталығында жүзеге асырылады. Құжатты сканерлеудің алдында оны сканерлейтін жерге тасымалдау қажет. ОСГ-ның құжаттарды жеткізу үшін арнайы курьерлік қызметі бар және сізге буып-түюден және құжаттарды ауыстырудан бастап е-Мұрағатты жасауға және құжаттарды мұрағаттық сақтауға дейінгі қызметтің толық кешенін қамтамасыз етеді.
қпараттың құпиялылығын сақтау
Маңызды: мұрағаттық құжаттарды сканерлеген кездегі бүкіл жұмыс құпиялылықтың жоғары өлшемдерін сақаумен орындалады. Сканерлеуге түсетін ақпарат бөгде көздерден қорғалған.
Құпиялылықты қорғау әдістері
-
Құжаттарды сканерлеу үшін кәсіби қондырғыларды пайдалану;
-
Бейнебақылау жүйесін пайдалану;
-
Ақпараттың құпиялылығы туралы келісімді жауапты сақтау.
Мұндай салаларға:
-
Банк саласы;
-
Бөлшек сауда;
-
Сақтандыру компаниясы;
-
Консалтингтік қызметтер көрсететін компаниялар;
-
Заң компаниялары жатады.
Үлкен көлемдегі мұрағаттық құжаттарды сканерлеген кезде жауапты және жүйелік әдіс талап етіледі. Құжаттар үлкен болған сайын цифрлық форматқа ауыстыру қажет – құжаттарды сканерлеуге дайындау соншама күрделі. ОСГ-ның дана шешімдерінің кешенімен мұрағаттық құжаттың кез-келген көлемін сканерлеу тез және сапалы орындалды.
Құжаттарды сканерлеу мен тану барынша тиімді орындалуы үшін ОСГ мамандары құжаттарды сканерлеуге дайындайды.
Бұл кезеңде құжаттарды сканерлеу екі негізгі міндетте орындалады:
-
ұжаттарды техникалық өңдеу;
Құжаттарды жүйелеу.
- сканерлеуге түсетін құаттардың түрі мен жағдайына;
- сканерлеу алдына қойылған міндеттерге;
Ақпаратты жүйелеу кезеңі
Жұмыстың осы сатысында сканерлеу кезінде құжаттардың мұрағаттарына мағыналық талдау жүргізіледі. Сканерлеудің нақты қандай қызметіне тапсырыс берілгеніне байланысты – мамандар деректерді сұрыптау мен жүйелеу бойынша кешенді жұмыстарды орындайды.
Сканерлеуге жататын құжаттарды анықтау жөніндегі жұмыс жүргізілуі мүмкін. Егер бүкіл мұрағаттан тек құжаттың белгілі түрін ғана сканерлеу қажет болса – ОСГ қызметкерлері осы сұрыптаманы ғана орындайды. Осылайша, нақты электронды түрге аудару қажет ақпарат қана сканерленетін болады.
Сондай-ақ мұрағаттық құжаттарды сканерлеудің осы кезеңінде құжаттарды сұрыптау мыналарды ескере отырып, жүргізіледі:
- хронологиялық тәртіп;
- құжаттама түрі;
- жағдайы мен сыртқы түрі.
Заманауи техниканың мүмкіндігі құжаттарды онлайн сканерлеуді орындауға мүмкіндік береді. Алайда егер нақты үлкен компанияның тұтас мұрағатын сканерлеу туралы болса – онда әрине, мұндай сканерлеуді мамандандырылған аутсорсингтік компания ОСГ Рекордз Менеджмент орындауы тиіс. Мұндай әдіс құжаттарды сканерлеуді оңтайландыруға мүмкіндік береді және білікті орындаған кезде қағаз құжаттарды зияткерлік электронды мұрағатқа айналдырады.
Құжаттарды қайда сканерлеуді таңдағанда, сканерлеу процедурасының өзі – бұл құжаттамаларды толыққанды өңдеу үшін іске асыруды талап ететін кешенді шешімнің бір бөлігі ғана екенін есте сақтау керек.
Біз құжаттарды қалай сканерлейміз
- Сканерлеу мақсатын анықтаңыз. Клиенттік портал – құжаттардың электронды мұрағатын қалай пайдалануды жоспарлайтыныңызды бізге хабарлаңыз – біз сіздің компанияңыздың құжаттарын қалай жақсы сканерлеу керектігіне ұсыныс береміз: жекелей немесе пакеттерге жинақталған түрде және алдағы жұмыстың ыңғайлылығы үшін істі біріктіруге қандай құжаттар керектігін.
- Көлемді анықтаңыз. Сіздің қандай құжаттармен жұмыс істегіңіз келетін, қайда ұнайтынын шешіңіз және оларды сканерлеуге ОСГ-ға беріңіз. Біз ұйымның бүкіл қалыптасқан мұрағаты мен пайда болған жаңа құжаттарын цифрлық түрге аударамыз. Жай ғана кез-келген сіздің офисіңізден РСГ сканерлеу орталығына құжаттарды жеткізу кестесін көрсетіңіз. Біз құжаттарды жеке курьерлік қызметтің көмегімен жылдам жеткіземіз.
- Мұрағаттан құжаттарды сканерлеу. Егер сіз қағаз мұрағатты ОСГ құжаттарды сақтау орталығында сатасаңыз, құжаттарды Клиенттік портал арқылы сканерлеу қызметіне тапсырыс беріңіз. Қораптардың штрих-кодтарының нөмірін көрсетіңіз, біз оларды сканерлеу орталығының қоймасына орналастырамыз. Бір тәуліктен кейін сіз өзіңіздің е-Мұрағаттағы құжаттармен жұмыс бастай аласыз.
- Индекстеу. Сіз е-Мұрағаттың барлық артықшылықтарын тез пайдалану үшін біз деректерді танудың автоматты жүйесін қолдана отырып, сканерленген құжаттардың сәйкестендіру алаңын индекстейміз. OCR-ды қолдану бізге сканерленген құжаттан ақпаратты жылдам оқуға және е-Мұрағаттың артықшылықтарын жылдам пайдалану үшін оның мәнін ашуға мүмкіндік береді.
- Сканерленген құжаттарға мүмкіндік. Сканерлегеннен және индекстегеннен кейін біз сіздің құжаттарыңызды е-Мұрағатқа жүктейміз және сіз оларды бірден көре аласыз, түзете аласыз, басып шығара аласыз, әріптестеріңізге жібере аласыз және е-Мұрағаттың барлық қалған функционалын пайдалана аласыз.
- Құжаттар түпнұсқасын Клиенттік портал беру. Құжаттардың қағаз түпнұсқаларын сканерлегеннен кейін біз құжаттарды кәсіби мұрағаттық қоймаларға сақтау үшін ОСГ мұрағатына орналастырамыз. Мұрағатта ақпаратты кез-келген тасымалдағыштарды сенімді және құпия сақтау үшін оңтайлы жағдайлар жасалған.. ОСГ құжаттарды сақтау орталықтары
