Услуга ввода данных

Ввод данных

При создании электронного архива документов (КП) каждый документ после сканирования проходит процедуру индексирования. Индексирование предполагает выделение из документов ключевой информации (автоматическое, полуавтоматическое или ручное) и присвоение этой информации записи сканируемого документа в базе данных вашего электронного архива. Каждый документ из более 2 млн. сканируемых в ОСГ ежедневно, должен быть обработан таким образом и непременно качественно. Именно поэтому технические специалисты ОСГ стараются сделать процесс максимально автоматизированным. Например, используя автоматические системы распознавания данных (OCR). Иногда, впрочем, это по разным причинам невозможно, и тогда ввод информации с документов осуществляется вручную.

Технические решения ввода информации

Несмотря на кратное увеличение производительности, во многих случаях автоматическое распознавание данных не даёт приемлемой точности, тогда мы применяем ручной ввод данных. Сканированные образы документов индексируют сотрудники ОСГ, используя программы, специально разработанные программистами ОСГ. Для каждого нового типа документов мы вырабатываем отдельный алгоритм обработки, используя инновационные технологии, а также статистические и психологические методы выявления ошибок.

Соблюдение законодательства

С точки зрения закона каждый документ имеет свой срок хранения, в течение которого он должен быть доступен для государственных органов. Компания ОСГ Казахстан может для вас выполнить работу по оценке сроков хранения документов вашего архива, занести эту информацию в базу данных вашего электронного архива и вы всегда будете знать, хранить вам документ далее или его можно спокойно уничтожить. Кроме сроков хранения документов экспертиза ценности документов архива ответит на вопросы о том, как вести учёт различных документов, о наличии и комплектности всех обработанных документов.

Как происходит ввод данных в ОСГ

Определите параметры КП

Задайте свои параметры работы КП Например, должны ли документы в КП быть связаны между собой? Договор, счет и закрывающие документы могут объединяться в интерфейсе КП. Какие атрибуты документов важны для их поиска: название, тип, дата и т.п.

Перемещение документов для ввода данных

При помощи собственного автопарка мы бережно перевезём ваши документы из ваших офисов или архивов в центры сканирования ОСГ, где проведём сканирование документов, обработку данных и документов, и создадим ваш собственный КП.

Перевод документов в электронный вид

Перед сканированием документов мы производим их подготовку: по возможности расшиваем, для некоторых удаляем скрепки и т.п. Если сшивы и скрепки оставить необходимо, мы отсканируем их не раскрепляя на специальных книжных сканерах. Оцифровка документов

Индексирование документов

Индексирование необходимо для дальнейшей работы в электронном архиве: поиска, фильтраций, сортировок документов и т.п. Документы индексируются по полям, которые вы раннее определили и утвердили.

Настройка электронного архива

Настройте свой КП так, как считаете нужным для себя и сотрудников своей организации. Определите уровни доступа разных сотрудников для разных документов.