Для задач перевода документов в электронный вид ОСГ использует самые различные сканеры: А4, А3, широкоформатные и планетарные для оцифровки чертежей, книг, сшитых документов.
Масштабы работ и новейшие технологии позволяют ОСГ сохранять минимальные цены на рынке.
Значительный опыт специалистов по сканированию документов ОСГ и новое современное оборудование для сканирования делают процесс быстрым и безопасным как с точки зрения полноты, так и с точки зрения конфиденциальности.
Преимущества перевода документов в электронный вид
Сканирование документов — один из самых важных шагов по оптимизации бизнес-процессов компании. Только лишь создав удобную систему доступа к документам, можно обеспечить значительный рост эффективности работы с документами и организации в целом.
Согласно исследованиям, сканирование архивов документов позволяет сократить трудозатраты персонала в среднем на 35%. Сотрудники перестают заниматься непродуктивной деятельностью по поиску и хранению документов, а значит больше времени уделяют выполнению своих служебных обязанностей.
Другое существенное приобретение после сканирования архивов — экономия офисного пространства. Оцифрованные документы не требуют площади для хранения и всегда доступны, в том числе из любой точки планеты, если в этом понадобится необходимость.
Перед тем, как отсканировать документ, его нужно транспортировать в специально оборудованный центре сканирования ОСГ, для чего используется собственная курьерская служба.
Обеспечение конфиденциальности информации
Важно: вся работа по оцифровке архивных документов выполняется строго конфиденциально. Информация, поступающая на сканирование, защищена от утечек и посторонних глаз.
Компоненты системы защиты данных при сканировании в ОСГ
-
Использование профессионального сканирующего оборудования;
-
Использование системы видеонаблюдения и ограничение доступа;
-
Подписание соглашения о соблюдении конфиденциальности информации.
Подготовка документов к сканированию
При сканировании значительного объема документов, безусловно, требуется ответственный и системный подход. Чем больше документов нужно перевести в цифровой форму, тем сложнее подготовка этого процесса. Подготовка документов к сканированию происходит в два этапа:
-
Техническая обработка документов. С точки зрения скорости и качества оцифровки документов крайне важно максимально автоматизировать процесс. В свою очередь, автоматизация налагает дополнительные условия: изымаются все металлические элементы, способные помешать процедуре сканирования.
-
Систематизация документов. Этот этап предполагает комплексные работы по сортировке данных с учетом: хронологического порядка, типа, состояния и внешнего вида документов.
Этапы сканирования документов в ОСГ Казахстан
- Определение цели сканирования. Сообщите нам о целях сканирования документов, и мы дадим рекомендации, как лучше подготовить массив документов к оцифровке.
- Определение объема сканирования. Нужно для себя определиться, с какими документами вы хотите работать в дальнейшем удаленно, а какие понадобятся вам в офисе. Специалисты ОСГ способны оцифровывать как архивные, так и вновь появляющиеся (текущие) документы. Установите желаемый график доставки документов из любых ваших офисов в центры сканирования ОСГ Казахстан.
- Оцифровка документов, уже находящихся на хранении в ОСГ. Все наши клиенты могут заказать услугу сканирования документов в системе Клиентский портал. Просто укажите номера шрих-кодов необходимых коробов с документами, и мы переместим их из хранилища в центр сканирования. Уже через сутки вы можете начать работать с документами в вашем электронном архиве. Транспортировка документов
- Индексирование документов. Для того, чтобы воспользоваться всеми преимуществами электронного архива, мы индексируем отсканированные документы (заносим информацию из их ключевых полей в базу данных). Это позволяет осуществлять моментальный поиск нужных документов в электронном архиве.
- Организация доступа к сканам документов. После загрузки сканов документов в электронный архив вы сразу же можете просматривать их, редактировать, распечатывать, пересылать коллегам и использовать весь остальной функционал КП.
- Хранение оригиналов документов в ОСГ. По окончании оцифровки бумажные оригиналы документов перемещаются в архивные хранилища ОСГ Казахстан, где созданы оптимальные условия для их надежного и конфиденциального хранения. Центры хранения документов ОСГ
