Внеофисное хранение документов экономит дорогое офисное пространство, сокращает непроизводственные расходы, высвобождает время работы персонала.
Доступ к документам, право на заказ доставки, сканирования, обработки, копирования документов имеют только те сотрудники, которым вы его сами назначили.
Бумажные и другие документы хранятся в профессиональных архивных хранилищах ОСГ Казахстан, оборудованных системами ограниченного контролируемого доступа, противопожарной безопасности, климат-контролем.
Архивное хранение документов
Многочисленные законодательные акты, регламенты и корпоративные процедуры предписывают обязательное долговременное хранение множества бумажных документов, например, договоров, личных дел, финансовых бумаг. Наиболее распространенные задачи по хранению документов — хранение документов бухгалтерского и кадрового учета предприятия или организации. При этом эти акты и регламенты, в том числе сроки хранения документов со временем меняются, за ними трудно, но важно следить. Более того, начиная с некоторого момента количество хранимых документов превращается в ощутимую проблему для многих государственных и коммерческих организаций, это отнимает офисное пространство и время персонала на обслуживание архива.Услуги по хранению документов в специализированном архивном комплексе при постоянном контроле сроков и других условий хранения каждого из множества видов документов — современное решение проблемы дорогостоящего содержания собственного архива в компании.
Хранение документов в архиве ОСГ Казахстан
ОСГ поместит ваши документы в специальные короба, перевезет и разместит в своих архивных хранилищах — специально оборудованных помещениях для профессионального хранения документов. Помимо надежности и конфиденциальности внеофисное хранение документов обладает массой других полезных качеств. Документы можно в любой момент привезти в офис, можно заказать сканирование документов для удаленной работы с ними, а по истечении обозначенных законодательством сроков архивного хранения документов — их конфиденциальное уничтожение.
Архив от ОСГ задает процессу хранения документов и управления ими качественно новый уровень, заботы об организации архивного хранения документов всего вашего архива ложатся на плечи специалистов ОСГ Казахстан.
Клиентский портал, в свою очередь, предусматривает не только хранение документов в архиве в бумажном виде, но и оцифровку документов, формирование электронного архива документов. У вас появляется круглосуточный доступ ко всем файлам отсканированных документов, с которыми можно работать удаленно по сети. Кроме того, электронная форма хранения документов добавляет в ваш инструментарий функцию быстрого поиска нужного документа по ключевым словам, датам и другим атрибутам документов.
Как организовано хранение документов в ОСГ Казахстан
- Вы управляете документами через Клиентский портал. Вы получаете доступ в клиентский портал – интеллектуальную систему управления вашими документами. В ней можно оформить передачу документов на хранение в ОСГ, заказать сканы документов или доставку оригиналов документов обратно в офис. Там же можно заказать архивную обработку документов, создание Клиентского портала и другие услуги.
- Хранение документов в хранилище ОСГ. Все документы помещаются в обезличенные архивные короба. Короба ОСГ изготовлены из высокопрочного гофрокартона, выдерживают большие нагрузки и вмещают в себя до 2500 документов. Центры хранения ОСГ
- Каждый документ на своем месте. Каждый короб имеет уникальный штрих-код, который сканируется на всех этапах перемещения документов: при доставке в хранилище, перемещении документов на архивную обработку, сканировании, размещении на стеллажах. Таким образом, в каждый момент времени мы точно знаем, где находятся ваши документы.
- Размещение на стеллажах. Документы в обезличенных штрихкодированных коробах размещены на архивных стеллажах без группировки по клиентам. Каждый короб находится на своем определённом месте, и мы всегда знаем, где искать короб, документы из которого вы заказали на доставку, сканирование, архивную обработку или конфиденциальное уничтожение.
- Получение нужных документов. Посредством Клиентского портала вы в любой момент можете заказать скан-копию нужного вам документа или доставку оригинала в офис, которые вы получаете либо в день заказа, либо на следующий рабочий день. Можно заказать и другие услуги: провести архивную обработку, экспертизу ценности документов, составить архивную опись.
- Заказ уничтожения документов. Проведя экспертизу ценности документов, мы поможем вам определить сроки хранения ваших документов, по прошествии которых документы можно будет конфиденциально уничтожить. Что с ними сделать – уничтожать или продолжить хранить – решать только вам. Уничтожение документов
Полезные ссылки по архивному хранению документов
Сайт ОСГ помогает посетителям изучить важные вопросы управления документами и информацией. Для этого перейдите в раздел Центр знаний.- Обратитесь к специалисту ОСГ за консультацией