fbpx

e-Архив: электронный архив

Работа с е-Архивом значительно ускоряет работу с документами: все данные для качественного обслуживания клиентов и эффективной работы с партнерами всегда под рукой.
Электронный архив документов освобождает дорогое офисное пространство от бумаг и избавляет от необходимости управлять бумажными архивами. Рабочее время сотрудников используется более эффективно, поиск любых документов занимает минуты.
Интерфейс е-Архива прост и интуитивно понятен, вы и ваши сотрудники можете приступить к работе в е-Архиве сразу – без специальной подготовки или обучения. Любые документы вы можете найти за минуту и прямо в е-Архиве работать с ними: редактировать, комментировать, выгружать на свой компьютер, пересылать и распечатывать, визировать и штамповать электронными печатями.
Все данные е-Архива хранятся на защищённых серверах ОСГ и всегда имеют резервную копию. Все сотрудники вашей компании получают собственный доступ к е-Архиву, с разными уровнями полномочий: для просмотра, редактирования, распечатки, пересылки и визирования документов.
С е-Архивом все документы компании находятся в одном месте. Легко контролировать их наличие, движение и историю работы с ними. е-Архив позволяет даже отследить, какие сотрудники и в какое время просматривали или редактировали определённый документ. Это выводит операционный контроль работы компании на новый уровень.
ОСГ Казахстан сканирует ваши документы и создаёт электронный архив, в котором вы легко сможете найти документ любой давности. Вы решаете где, когда, как и с какого устройства вы работаете с вашими документами.
Наши возможности позволяют создавать е-Архив для любого объема документов. Сегодня ОСГ сканирует 2 млн. документов в день, и мы обладаем достаточными навыками и опытом, чтобы увеличить это число до любых объемов. ОСГ хранит и обрабатывает более 10 млрд документов в 5 странах мира.
Заказать расчет стоимости

е-Архив — электронный архив документов

Только представьте — все ваши бумажные документы отсканированы и помещены в безопасную базу данных, доступ к которой предоставляется круглосуточно. Это значит, что ваши сотрудники смогут найти, передать и обработать файлы одним щелчком мыши. Организация электронного архива помогает воплотить эти мечты в реальность, а благодаря «безбумажной» форме хранения в вашем офисе еще и освобождается много места. Хранение данных не традиционным, бумажным способом, а с использованием современных достижений позволит вам вывести рабочий процесс на новый уровень.

Как создать электронный архив

Технические специалисты ОСГ Казахстан упакуют и перевезут ваши документы в наши центры сканирования. Мы используем высокоскоростные потоковые сканеры для создания цифровых копий любых документов. Данные индексируются и помещаются в ваши новые электронные базы данных с незамедлительным доступом к ним. Этот процесс занимает не много времени и доступен по цене даже для огромных архивов.

Простота работы с е-Архивом

Для работы с системой электронного архива вам не понадобится новое оборудование, программное обеспечение или дополнительное обучение персонала. Просто введите логин и пароль, и вы можете искать, извлекать, редактировать данные по своему усмотрению. Вы можете даже распечатать копии или отправить документы коллегам. (см. Интерфейс e-Архива)

Доступ в электронный архив документов осуществляется через Интернет, поэтому ваш персонал получает полную свободу доступа к общим файлам из любого филиала офиса. Это также позволяет сотрудникам эффективно работать из дома или любого другого места.

Безопасность электронного архива

Предоставляя свои онлайн-сервисы, ОСГ использует те же технологии, что и банки, обеспечивая повышенную безопасность электронного архива своих документов. Сертификат SSL обеспечивает зашифрованную передачу данных. Кроме того, ваша база данных хранится на специальном сервере, расположенном в охраняемом центре ОСГ.

Создание электронного архива не помешает вашей работе. В целях соблюдения законодательства вы можете пожелать оставить некоторые печатные оригиналы документов после их сканирования. Их также можно передать на безопасное хранение в ОСГ. Документы с вышедшим сроком хранения можно уничтожить, воспользовавшись услугой конфиденциального уничтожения. Сделать запрос стоимости сейчас

Как работает электронный архив документов

1.

Определение параметров е-Архива
Огромный опыт работы с компаниями разных стран и видов бизнеса позволяет ОСГ давать советы новым клиентам: что стоит учесть при создании е-Архива для оптимального управления документами. Вы определяете поля документов, по которым будет осуществляться поиск, а также уровень доступа ваших сотрудников к документам в е-Архиве.

2.

Сканирование документов
Документы вашей компании мы доставляем в один из наших центров сканирования. В них мы сканируем документы с высокими точностью и скоростью благодаря современному оборудованию для сканирования документов любых видов и форматов с последующей перепроверкой человеком.

3.

Индексирование и загрузка в е-Архив
Каждый документ индексируется, то есть распознаются или задаются данные документа для его последующего быстрого поиска в е-Архиве. Например, дата, адрес офиса, департамент, ФИО клиента, номер договора и т.д. После индексации документ загружается в е-Архив.

4.

Пользование е-Архивом
Ваши сотрудники могут работать с документами е-Архива в соответствии со своим уровнем доступа: находить, просматривать, сохранять на свой компьютер, распечатывать и пересылать. Возможности редактирования позволяют выделять фрагменты в документах, добавлять комментарии и метки. е-Архив идеально подходит для быстрого согласования документов: на электронном документе можно ставить штампы отделов и личные печати. При этом сохраняется вся история работы с документом и даже его просмотра.

5.

Добавление и удаление документов
Архив любой организации пополняется буквально каждый день. Ваши сотрудники могут сами отсканировать документ, проиндексировать его и оперативно добавить в е-Архив. Сотрудники вашей компании с соответствующим уровнем доступа могут также удалять документы из е-Архива, если в них больше нет надобности.

6.

Хранение, возвращение или уничтожение оригиналов
После того, как бумажные оригиналы документов вашей организации отсканированы и загружены в е-Архив, мы поступаем с ними в соответствии с вашими указаниями: переносим на хранение в наши профессиональные архивные хранилища, возвращаем вам или конфиденциально уничтожаем.
Сделать запрос сейчас

Полезные ссылки по услуге e-Архив

Сайт ОСГ предоставляет посетителям возможность досконально изучить вопросы управления документами и информацией. Используйте ссылки или посетите наш раздел Руководства и инструкции.

Законы об архивах в Казахстане

Обратитесь в ОСГ Казахстан сегодня

Воплотите свои мечты! Пообщайтесь с консультантом: +7 701 506 90 94

Спасибо! Ваше сообщение было успешно отправлено. Мы ответим вам в ближайшее время.
ОСГ Рекордс Менеджмент Казахстан: +7 701 506 90 94.